Realizar um inventário de estoque é indispensável para que as empresas possam ter o controle de todos os itens disponíveis. Trata-se de uma ferramenta que dá ao negócio uma vantagem competitiva, visto que a contagem e análise das informações permite se antecipar às demandas, manter a quantidade mínima de produtos, fazer promoções, aumentar a produtividade, entre outras oportunidades.
Por outro lado, não dar atenção ao inventário de estoque pode trazer consequências indesejadas, como não atender um cliente quando ele precisar, ter produtos desatualizados, ter espaço ocupado com itens que não saem, etc.
Nem sempre é uma tarefa simples, principalmente se a organização ainda não adotou a prática. A boa notícia é que nunca é tarde para começar. Vamos ajudá-lo a entender melhor o tema e o passo a passo. Boa leitura!
O que é inventário de estoque?
O inventário de estoque é o processo de contabilização, classificação e identificação dos itens pertencentes a uma organização disponíveis em estoque interno ou externo. Basicamente, esse inventário responde a quatro perguntas: quais itens temos? Quantos são? Qual sua condição? E onde estão?
Para isso, deve atender a três objetivos principais:
- Levantamento – visa contabilizar quais e quantos itens fazem parte de um estoque;
- Arrolamento – visa registrar e conferir as características principais dos itens, a exemplo da quantidade, qualidade e tipo;
- Avaliação – visa avaliar o valor real dos itens armazenados, a fim de calcular o capital ali armazenado.
Qual a utilidade do inventário de estoque?
Basicamente, o inventário serve para que gestores e demais profissionais saibam exatamente quais produtos estão disponíveis e seu volume. Isso permite que se tenha o total controle sobre o empreendimento.
Com base nessas informações é possível saber quais mercadorias devem ser adquiridas, quando, quais precisam ser escoadas, o fluxo de vendas (quais saem mais ou menos), espaço disponível, entre outros dados que permitem tomar decisões mais assertivas.
Empresas que não possuem um controle de seu inventário costumam tomar decisões estratégicas que nem sempre funcionam. Seus gestores têm apenas uma ideia vaga das entradas e saídas, o que pode representar um capital estagnado ou perda de oportunidades de negócio
O maior benefício aqui está em assegurar o atendimento que os clientes esperam, principalmente aqueles que precisam de urgência, uma vez que aquele produto está lá quando eles precisam, a pronta entrega.
Além disso, evita perdas de mercadorias, seja por furtos, desvios, condições inadequadas e até perda do prazo de validade.
Tipos de inventário
Veja os tipos mais comuns de inventário:
Inventário rotativo
Define-se uma frequência para a contagem dos itens (diariamente, semanal, mensal, etc). O intuito é manter a atualização dos dados constantes. É indicado para grandes empresas e aquelas que possuem alto giro de mercadorias.
Inventário cíclico
É parecido com o inventário rotativo, no entanto, a frequência é definida pela gestão, levando em consideração pontos como sazonalidade, necessidades contábeis, entre outros. O intuito é dar maior segurança à base de dados da empresa.
Inventário periódico
A contagem, nesses casos, não possui uma rotina pré-estabelecida e é feita ao fim de um período definido pela empresa.
Inventário parcial ou dinâmico
A contagem é feita apenas em uma parte do estoque. É adotado por empresas que possuem um espaço grande e muitos itens, o que exige uma atenção especial à uma categoria de produtos.
Inventário anual
A contagem ocorre no fim do ano fiscal e tem o intuito de conduzir um balanço anual das mercadorias em estoque para servir como base para as decisões do ano seguinte.
Inventário geral
Visa a contagem e identificação de todos os ativos e não apenas os produtos comerciáveis. Pode incluir itens do almoxarifado, insumos, maquinário, entre outros.
Leia também:
O que é auditoria de fretes e quais suas vantagens?
Quais as vantagens de usar um sistema de gestão de fretes?
Como fazer o inventário de estoque
Agora que você já sabe o que é e a importância do inventário de estoque, o passo seguinte é planejar e começar a colocar “a mão na massa”. Vamos aos pontos-chave da estratégia:
Defina métodos e responsáveis
O primeiro passo é definir qual o tipo de inventário, o que vai ser contado, quem serão os responsáveis, quais os materiais utilizados e onde as informações ficarão armazenadas. Ao organizar tudo antes de começar, os responsáveis conseguem otimizar melhor a tarefa, evitar retrabalhos e impedir interrupções.
Defina o melhor horário para o início da contagem
Se o seu inventário inclui os produtos que estão na prateleira é preciso definir um horário de pouco movimento para iniciar a contagem dos itens. O melhor é quando não há movimento algum, assim não há problemas na eficiência da contagem.
Organize a área do estoque
É mais difícil fazer a contagem em um espaço desorganizado ou sujo. Se for preciso, limpe tudo e organize os itens antes de começar. É fundamental que os produtos estejam dispostos em posições identificadas (endereço), que os corredores fiquem livres para permitir o acesso e que a área esteja bem sinalizada.
Defina também regras para as sessões. Por exemplo: pallets ficam em determinado lugar, enquanto caixas e itens fracionados em outros. Quanto mais organizado for, mais fácil de identificar, separar e fazer o controle dos itens.
Faça a contagem de produto a produto
Tudo definido, agora é o momento do time iniciar a contagem produto por produto. É importante que todos estejam cientes do que fazer, do que registrar e quantidade de cada item.
Faça a recontagem ou conferência
A contagem, por ser uma tarefa manual, está suscetível a erros, o que exige a conferência ou recontagem. Isso serve para certificar que o levantamento dos itens está correto, visto que informações incompletas ou erradas podem prejudicar o negócio futuramente.
Detalhe ao máximo os seus itens
Determinados itens podem ser bem parecidos uns com outros, o que vai exigir um detalhamento maior, principalmente quando as mudanças são mínimas. Para evitar confusão especifique as características, como lote, validade, tipo de produto, código de barras, entre outras informações que ajudarão a identificá-lo.
Adote um sistema de gerenciamento de armazém
Um sistema de gestão é fundamental para manter a organização do estoque. Trata-se de uma tecnologia que permite fazer o monitoramento do estoque.
A maior vantagem é manter controle de todas as entradas e saídas, além da possibilidade de integração com os demais setores da empresa, como vendas e produção, assim é possível otimizar os processos e as aquisições.
Conheça o SMO WMS e transforme a gestão de estoque na sua empresa!
